علم حسابداری و فرایند رسیدگی به امور مالی یک شرکت یا سازمان یا شخص حقوقی درواقع نوعی مهارت است که برای تحلیل اطلاعات و مدارک مالی یک شرکت یا سازمان به کار می‌رود. بنابراین لازم است که حسابداران علاوه براینکه دانش و تخصص مناسبی برای استفاده از داده‌های مالی و تحلیل آن‌ها داشته باشند، راهکارهای جذابی مانند سیستم کدینگ حسابداری به مدیران خود گزارش دهند. بنابراین حرفه حسابداری می‌تواند برای یک شرکت بسیار تعیین‌کننده باشد و آن را در معرض صعود یا سقوط قرار دهد.
حسابداران افرادی هستند که معمولاً با همه‌ی موضوعاتی که به نحوی با عملیات مالی شرکت‌ها و سازمان‌ها ارتباط پیدا می‌کند، سر و کار دارند؛ به همین خاطر باید قبل از هر چیز یک نظم کلی را در موضوعات مالی شرکت ایجاد کرده و آن‌ها را در قالب عناوین اصلی و فرعی سامان بخشند. در غیر این صورت کارهای انجام شده به درستی قابل پیگیری نخواهند بود. این مسئله به ویژه برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که دارای ساختار گسترده و شبکه‌های پیچیده‌ی مالی هستند، ضرورت بیشتری پیدا می‌کند؛ زیرا انبوهی از اطلاعات مالی ایجاد شده و باید مدیریت شوند که این مدیریت جز از طریق ایجاد یک نظم کلی امکان‌پذیر نیست.
پیشنهاد ویژه : شما میتوانید با ثبت نام در دوره آموزش حسابداری مقدماتی از تخفیف های ویژه ما برخوردار شوید
متخصصان و متفکران حسابداری برای حل این مسئله و چالش‌های مرتبط با آن، سیستمی را با عنوان کدینگ حسابداری در نظر گرفته‌اند که از طریق آن می‌توان یک سیستم یکپارچه و منظم برای قرار گرفتن اطلاعات مالی در ذیل هر کدام از عناوین اصلی یا فرعی طراحی کرد. از آنجایی که طراحی کدینگ حسابداری ممکن است کار نسبتاً آسانی برای حسابداران نباشد، در این مقاله تصمیم گرفتیم شما را با الفبای طراحی کدینگ حسابداری آشنا کرده و نکاتی را در این زمینه توضیح دهیم.
کدینگ حسابداری چیست؟
کدینگ حسابداری به زبان ساده به دسته‌بندی و مرتب کردن عناوین فعالیت‌های مرتبط با حسابداری گفته می‌شود که امکان چینش موضوعات مالی و عملیات‌ها را بر اساس موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان‌پذیر می‌کند. در این روش هم سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها مشخص می‌شود و هم ارتباط بین آن‌ها برای کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، روشن می‌گردد. طراحی کدینگ حسابداری سبب می‌شود تا اطلاعات مالی به راحتی قابل تفکیک باشند و در مواقع لزوم دسترسی به آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن صورت گیرد.
آیا همه‌ی کسب و کارها باید کدینگ حسابداری داشته باشند؟
کدینگ حسابداری چیز عجیب و غریبی نیست! در واقع به نظمی که سبب جلوگیری از آشفتگی اطلاعات مالی می‌شود، کدینگ حسابداری می‌گوییم. به همین خاطر طراحی کدینگ حسابداری برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب و کارها اعم از کوچک و بزرگ یا دولتی و خصوصی ضرورت دارد. البته این ضرورت به نسبت میزان پیچیدگی یا سادگی فعالیت آن‌ها و همچنین حجم عملیات مالی می‌تواند کم یا زیاد باشد؛ به طوری که کسب و کارهای بزرگ حتماً باید متناسب با فعالیت‌هایشان کدینگ حسابداری را برای خود طراحی کنند، اما به هر حال دیر یا زود هر کسب و کاری باید به فکر طراحی کدینگ حسابداری بیفتد تا در انجام عملیات مالی و دسته‌بندی و پیگیری آن‌ها مشکلی به وجود نیاید.
|
انواع کدینگ‌ها کدامند؟
کدینگ‌ها انواع مختلفی دارند که عبارتند از:
- کدینگ حفظی
- کدینگ متوالی یا سریالی
- کدینگ سلسله مراتبی
- کدینگ وجهی
- کدینگ توده‌ای
در کدینگ حفظی کلمات و اسم‌ها به صورت مخفف نوشته می‌شوند تا تلفظ و به کار بردن آن‌ها راحت‌تر باشد. در کدینگ متوالی یا کدینگ سریالی، داده‌ها توسط دنباله‌ای از اعداد به صورت پشت سر هم کدگذاری می‌شوند. کدینگ سلسله مراتبی اشاره به نوعی از کدینگ دارد که دارای ترتیب منطقی و قابل گسترش هستند. در کدینگ حسابداری توده‌ای به یک حساب معین در یک دوره‌ی مالی معین اعدادی اختصاص داده می‌شود و در نهایت کدینگ وجهی نیز اشاره به سیستم‌های کدگذاری داده به صورت قراردادی دارد.
پیشنهاد ویژه : شما میتوانید با ثبت نام در آموزش نرم افزار حسابداری از تخفیف های ویژه ما برخوردار شوید
کدینگ حسابداری چگونه طراحی می‌شود؟
در طراحی کدینگ حسابداری باید به مواردی مانند اصول و استانداردهای حسابداری، فعالیت‌های سازمان یا شرکت، کنترل‌های داخلی و گزارش‌های مورد نیاز داخلی و یا بیرون از سازمان توجه کرد و بر این اساس ساختاری را طراحی نمود. منظور از اصول حسابداری آن است که تمام سیستم‌های کدینگ برای هر نوع از کسب و کار باید در اصول طراحی و در نظر گرفتن بخش‌های کلی از قوانین خاصی پیروی کنند. فعالیت‌های شرکت نیز ناظر به نوع فعالیت‌ها و میزان آن‌ها است که با توجه به فعالیت‌های اصلی، فرعی و حاشیه‌ای تنظیم می‌شوند. کنترل‌های داخلی نیز اگرچه ممکن است در بسیاری از سازمان‌ها به دلیل ساختار مشابه بروکراتیک شبیه به هم باشند، اما معمولاً متناسب با خود سازمان در نظر گرفته می‌شوند. گزارش‌های درون و برون سازمانی نیز گزارش‌هایی هستند که باید در انجام عملیات مالی لحاظ گردند و یا ارائه شوند.
نکته : برخی از نرم‌افزار های حسابداری مانند نرم افزار هلو بصورت پیش فرض دارای کدینگ حسابداری هستند. قیمت نرم افزار هلو بسیار مرقوم به صرفه و برای کسب و کارهای کوچک مناسب است .
سطوح استاندارد در طراحی کدینگ حسابداری کدامند؟
منظور از سطوح استاندارد، سطوحی است که شامل انواع حساب‌های مختلف است. بر این اساس سطوح متداول دسته‌بندی عبارتند از: سطح گروه، سطح کل، سطح معین، سطح تفصیلی. سطح گروه عنوان کلی حسابها را در بر می‌گیرد و آن‌ها را بر اساس عناوین کلی از هم تفکیک می‌کند. معمولاً در طراحی کدینگ این عناوین با ارقامی به عنوان کد مشخص می‌شوند. سطح کل ناظر به حساب‌هایی هستند که در دفترهای مالی ویژه، تنظیم گزارش‌ها و صورتهای مالی لحاظ می‌شوند. از حساب‌های معین نیز به منظور دسته‌بندی و متمایز کردن حساب‌های کل استفاده می‌شود.
سطوح تفصیلی نیز شامل حساب اشخاص، ثبت هزینه‌ها و ثبت محاسبات و عملیات به صورت تفصیلی است. سطح تفصیلی در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف متناسب با پیچیدگی آن‌ها ممکن است شاخ و برگ بیشتری پیدا کند و خود زیرمجموعه‌های دیگری را در بر بگیرد. معمولاً برای آن که مشاهده اطلاعات به راحتی انجام‌پذیر باشد از رنگ‌های مخصوص برای نشان دادن سطوح مختلف استفاده می‌کنند.
نقش کدینگ در حسابداری
کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، در سیستم‌های مختلف حسابداری برای شناسایی بهتر و ساده‌تر حساب‌های درگیر و تسریع امور مربوط به ثبت حسابرسی مورداستفاده قرار می‌گیرند. این دسته از کدها، به گونه‌ای تعیین می‌شوند که در آن‌ها اقلام و کالاها و خدماتی که قابلیت نقش شدن سریع‌تر دارند، در رأس کدها قرار گیرند و بالعکس، با سخت شدن فرایند نقدشوندگی، کددهی نیز پیچیده‌تر و در پایه‌های هرم تولید کد قرار داده می‌شود. تصویر زیر نمونه ای از کدینگ حسابداری است.
در تعریفی ساده‌تر می‌توانیم بگوییم که کدینگ حسابداری، درواقع به فرایند دسته‌بندی و مرتب‌سازی عناوین و موضوعات مرتبط با فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان گفته می‌شود که امکان چینش و مرتب‌سازی موضوعات مالی و عملیات‌ها را، بر اساس موارد مختلفی مانند موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان‌پذیر می‌کند. نکته مهم این است که گاهی برای اینکه حسابها متعدد هستند، رویدادهای مالی شرکت یا سازمان به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم می‌شوند تا ساختار دسته‌بندی حسابها و رویدادهای مالی، شبیه به یک هرم یا درخت باشد.
در این ساختار، هر شاخه درخت دارای یک سرگروه بوده و در بخش‌های بعدی یک حساب کل، حساب معین و نهایتاً حساب‌های تفضیل در آن‌ها قرار می‌گیرند. بنابراین در کدینگ، علاوه‌براینکه سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مربوطه مشخص می‌شود، قادر هستیم که ارتباط بین آن‌ها را برای ذی‌نفعان و کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، واضح کنیم.
برای این منظور، سرگروه حسابها درواقع همان حساب‌های اصلی هستند که دسته‌بندی کلی براساس آن‌ها شکل می‌گیرد و برای نمایش شمای کلی حسابها استفاده می‌شوند. حساب کل، حساب‌هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی بسیار مهم هستند و عملکرد آن‌ها نیز باید برای گزارش به این سازمان‌ها ارائه شود. حساب معین که سومین دسته است، بیشتر برای منظور گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری مفید هستند و حساب‌های تفضیلی، حساب‌هایی هستند که برای هر سازمان منحصراً تعریف می‌شوند. اگر در سیستم کدگذاری حساب تفضیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن را استاندارد و در غیر این صورت، آن را شناور می‌نامند.
پیشنهاد ویژه : شما میتوانید با ثبت نام درآموزش حسابداری پیشرفته از تخفیف های ویژه ما برخوردار شوید
ویژگی‌های متمایز طراحی کدینگ
طراحی کدینگ حسابداری باعث می‌شود تا اطلاعات مالی شرکت یا سازمان به راحتی قابل تفکیک باشد و در مواقع لزوم، دسترسی به آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن صورت گیرد. از ویژگی‌ها و نکات مثبت کدینگ، می‌توانیم به مواردی مانند امکان تهیه گزارش‌های جامع و دقیق، امکان تولید گزارشات مدیریتی سطح‌بالا برای تصمیم‌گیری‌های حیاتی سازمان و شرکت، استانداردسازی عملیات واحد مالی، کاهش دخالت نیروی انسانی و درنتیجه سرعت بیشتر در فرایند ثبت حسابها و اسناد مختلف، اشاره کنیم. این نیاز به حدی است که حتی برای تهیه اسناد و مدارک حسابداری و یا ترازنامه‌ها نیز، کدینگ می‌تواند راهکاری بسیار عالی و مناسب برای اشخاص حقیقی و حقوقی باشد. از سوی دیگر، برای فعالیت‌های مختلف یک سازمان یا شرکت مانند بازرگانی و یا خدمات هم، کدینگ گزینه بسیار مناسبی است که باید موردتوجه مدیران و حسابداران قرار گرفته باشد.
برای نمونه، برخی از کدینگ‌های مرتبط با فرایندهای حسابداری شرکت را در زیر مشاهده می‌کنید:
- کد ۱۱ – دارایی‌های جاری شرکت
- کد ۱۱۱ – موجودی نقدی و بانک شرکت یا سازمان
- کد ۱۱۱۱ – موجودی ریالی نزد بانک‌ها
- کد ۱۱۱۲ – تنخواه گردان
- کد ۱۱۱۳ – موجودی ریالی نزد صندوق
- کد ۱۱۲ – سرمایه‌گذاری‌های کوتاه مدت
- کد ۱۱۲۱ – سپرده‌های کوتاه‌مدت نزد بانک‌های ریالی
- کد ۱۱۲۲ – سپرده‌های کوتاه‌مدت نزد بانک‌های ارزی
- کد ۱۱۳ – سپرده‌ها و ودایع
- کد ۱۱۳۱ – سپرده‌ها
- کد ۱۱۳۲ – ودایع
این کدها در دسته‌های مختلفی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها، انتظامی و کنترلی جای می‌گیرند و هریک دارای زیرشاخه‌های مختلفی هستند که به منظور کدگذاری موارد متنوع به‌کار می‌روند. نکته مهم این است که طراحی کدینگ حسابداری، برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب‌وکارها ضرورت دارد و می‌تواند برای آن‌ها بسیار مفید و کاربردی باشد.
دسته‌بندی و انواع کدینگ حسابداری
در یک دسته‌بندی کلی می‌توانیم بگوییم که کدینگ‌ها انواع مختلفی دارند و شامل موارد زیر می‌شوند:
– کدینگ حفظی: نوعی کدینگ است که نیاز به طراحی یک ساختار مشخص و غیرقابل حدس برای آن وجود دارد
– کدینگ توده‌ای: در این مدل، یک‌سری از اعداد فقط به حساب‌های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده می‌شوند
– کدینگ متوالی یا سریالی: در این مدل، اعداد به‌صورت متوالی پشت یکدیگر قرار می‌گیرند و هر عدد نمایشگر یک کد است
– کدینگ سلسله مراتبی: در این نوع کدینگ، تعدادی سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه‌ها نیز کدهایی دارند که حروف اول آن‌ها با کد سرشاخه یکی است.
بنابر نیاز هر سازمان، کدینگ مربوط به آن توسط حسابداران و گروه حسابرسی پیشنهاد می‌شود که عموماً گزینه بسیار مناسبی برای کمک به شرکت یا سازمان هستند. همچنین نرم‌افزارهای مالی به دلیل اینکه دارای قابلیت‌های زیادی برای حسابرسی هستند، و همچنین امکان تغییرات گسترده در طراحی آن‌ها وجود دارد، برای اجرا و پیاده‌سازی یک سیستم کدینگ، بسیار مناسب هستند.
جمع‌بندی و سخن پایانی
در پایان باید بگوییم که طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری برای سازمان یا شرکت، در رویه‌ها و فراکردهای مالی آن بسیار مهم بوده و یک امر تخصصی محسوب می‌شود. بنابراین اگر فرایند کدینگ با دقت و به شکلی صحیح و کارامد انجام شود، مدیران می‌توانند انتظار داشته باشند که بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری شرکت یا سازمان مرتفع شده و اشتباهات انسانی در آن به‌شدت کاهش می‌یابد. همچنین شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از شرکت‌ها و دیگر مؤسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرند تا فرایند طراحی کدینگ به خوبی صورت گیرد.
پیشنهاد ویژه : شما میتوانید برای اطلاع از هزینه کلاس حسابداری با ما در تماس باشید
این مقاله بخشی از صد‌ها نکته کاربردی در زمینه آموزشهای این سایت می‌باشد. جهت تسلط کامل به مباحث مربوط به بازار کار و کسب درآمد سریع از این حرفه، با جمع آوری اطلاعات از مدیران ارشد مالی و اساتید برتر دانشگاه، بسته آموزش صفر تا صد حسابداری در بازار کار را تهیه نموده ایم. این مجموعه بی‌نظیر شامل تمامی تکنیک‌های حسابداری کاربردی در قالب ۵۳ ساعت آموزش حسابداری با کیفیت، جزوات pdf، تستهای ارزیابی اینترنتی و آموزش نرم افزار‌‌های مالی می‌باشد. با استفاده از این مجموعه به سادگی میتوانید ضمن استفاده از تخفیف باورنکردنی آن، حسابداری را بصورت کاملا کاربردی از آموزش حسابداری مقدماتی تا تجزیه و تحلیل صورتهای مالی بیاموزید.
منبع : https://accniaz.com
